Tradycyjny klucz przez wiele lat był podstawowym sposobem zabezpieczania pokoi hotelowych. Jest prosty, dobrze znany gościom i nie wymaga skomplikowanej infrastruktury. Wraz ze wzrostem obiektu zaczynają jednak ujawniać się jego ograniczenia. Zgubiony klucz może oznaczać konieczność wymiany wkładki, personel potrzebuje dostępu do wielu pomieszczeń, a kontrolowanie tego, kto i kiedy może wejść do określonej części budynku, staje się coraz trudniejsze.
Dlatego właściciele hoteli, pensjonatów, apartamentowców i innych obiektów noclegowych coraz częściej rozważają przejście na elektroniczną kontrolę dostępu. Nie zawsze oznacza to kosztowną przebudowę całego obiektu. W wielu przypadkach możliwa jest modernizacja istniejących drzwi i dostosowanie ich do nowych rozwiązań.
Najważniejsza różnica nie sprowadza się jedynie do tego, czym gość otwiera drzwi. W przypadku klasycznego zamka uprawnieniem do wejścia jest fizyczny klucz. Jeżeli trafi on w niepowołane ręce, właściciel obiektu ma ograniczone możliwości szybkiego zablokowania dostępu.
Elektroniczny system działa inaczej. Uprawnienia mogą być przypisane na przykład do karty RFID, indywidualnego kodu PIN albo innej formy autoryzacji. Nie trzeba więc zmieniać mechanizmu w drzwiach za każdym razem, gdy ktoś zgubi kartę lub zakończy pobyt. Wystarczy anulować dotychczasowe uprawnienie i nadać nowe.
Ma to szczególne znaczenie w obiektach, w których każdego dnia przewija się wielu gości, pracowników, ekip sprzątających, serwisantów i dostawców. Dostęp można uporządkować według funkcji oraz konkretnych stref budynku.
Przykładowo recepcja może otrzymać możliwość otwierania wszystkich pokoi, personel sprzątający tylko określonego piętra, a pracownik techniczny dodatkowo pomieszczeń gospodarczych i technicznych. Gość natomiast korzysta wyłącznie z pokoju oraz tych części wspólnych, do których został uprawniony.
Kiedy wymiana tradycyjnych kluczy zaczyna mieć sens?
Nie istnieje jedna granica liczby pokoi, po której elektroniczna kontrola dostępu staje się koniecznością. Wiele zależy od sposobu funkcjonowania obiektu.
Modernizację warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy regularnie pojawia się problem zagubionych kluczy, obsługa przechowuje duże zestawy kluczy głównych, często zmieniają się pracownicy albo właściciel chce dokładniej kontrolować dostęp do wybranych części budynku.
Znaczenie ma również organizacja recepcji. W mniejszych pensjonatach goście często przyjeżdżają o różnych godzinach, natomiast w apartamentach na wynajem coraz częściej stosuje się rozwiązania ograniczające konieczność osobistego przekazywania klucza. Kod dostępu może być w takiej sytuacji znacznie wygodniejszy niż oczekiwanie na właściciela czy odbieranie klucza z dodatkowego punktu.
W większym hotelu korzyści są nieco inne. Liczy się przede wszystkim możliwość szybkiego zarządzania uprawnieniami oraz ograniczenia liczby fizycznych kluczy znajdujących się w obiegu.
Modernizację trzeba zacząć od oceny drzwi
Jednym z częstszych błędów jest wybór systemu kontroli dostępu jeszcze przed sprawdzeniem konstrukcji istniejących drzwi. Tymczasem właśnie od ich stanu i budowy zależy, jakie rozwiązanie będzie można zastosować.
Należy sprawdzić między innymi grubość skrzydła, rodzaj zastosowanego zamka, rozstaw elementów montażowych, położenie klamki i wkładki oraz sposób osadzenia drzwi w ościeżnicy. Ważny jest także ogólny stan techniczny.
Jeżeli skrzydło jest wypaczone, źle się domyka albo wymaga dużej siły przy zamykaniu, samo zamontowanie elektroniki nie rozwiąże problemu. System może działać prawidłowo, a mimo to użytkownik będzie miał trudności z wejściem do pokoju.
Dlatego modernizacja kontroli dostępu jest dobrym momentem na przegląd stolarki. Czasem wystarczy regulacja zawiasów, poprawienie położenia zaczepu lub wymiana pojedynczego elementu mechanicznego. Dopiero w przypadku mocno zużytych albo niedostosowanych konstrukcji konieczna może być wymiana całego skrzydła.
Czy elektroniczny system oznacza wymianę wszystkich drzwi?
Niekoniecznie. To szczególnie istotne dla działających już hoteli, w których wymiana kilkudziesięciu lub kilkuset drzwi oznaczałaby nie tylko duży koszt, lecz także utrudnienia organizacyjne.
Na rynku dostępne są rozwiązania przeznaczone zarówno do nowych inwestycji, jak i do modernizacji istniejącej stolarki. W niektórych przypadkach możliwe jest wykorzystanie obecnych drzwi, o ile ich konstrukcja pozwala na zamontowanie odpowiednich elementów systemu.
Dlatego przed rozpoczęciem inwestycji warto wykonać inwentaryzację. Nie zawsze wszystkie drzwi w obiekcie są identyczne. Hotel rozbudowywany przez kilka lat może mieć różne skrzydła na poszczególnych piętrach, inne drzwi w pokojach, a jeszcze inne w pomieszczeniach technicznych.
Dopiero po takiej ocenie można określić, gdzie wystarczy wymiana lub modyfikacja okuć, a gdzie bardziej opłacalna będzie wymiana całych drzwi.
Jak wybrać elektroniczny system dostępu?
Podstawowe pytanie brzmi: w jaki sposób goście i personel mają się autoryzować. Jedną z najpopularniejszych metod są karty RFID. Są łatwe w obsłudze, można szybko je programować i równie szybko dezaktywować.
Drugą możliwością jest kod PIN. Sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie właściciel chce ograniczyć konieczność wydawania fizycznych nośników. Rozwiązanie może być przydatne na przykład w apartamentach, pensjonatach lub obiektach prowadzących część pobytów bez tradycyjnej obsługi recepcyjnej.
Przy wyborze systemu warto patrzeć nie tylko na sposób otwierania drzwi, lecz także na możliwość dopasowania urządzeń do konkretnego obiektu. Przykładem są zamki hotelowe oferowane przez Premnet, wśród których dostępne są modele przeznaczone zarówno do nowych drzwi, jak i rozwiązania możliwe do zastosowania przy modernizacji istniejącej stolarki. System może wykorzystywać między innymi karty RFID oraz kody PIN.
Dla inwestora istotna jest więc elastyczność. Inne wymagania będzie miał budowany od podstaw hotel, w którym rozwiązanie można uwzględnić już na etapie projektu, a inne funkcjonujący pensjonat, którego właściciel nie chce wyłączać całego piętra z użytkowania na czas remontu.
Nadawanie i cofanie uprawnień – jedna z największych różnic
Elektroniczny system zaczyna pokazywać swoją przewagę nad zwykłym kluczem wtedy, gdy trzeba zmienić dostęp.
W tradycyjnym rozwiązaniu właściciel hotelu musi odzyskać klucz od gościa lub pracownika. Jeżeli nie zostanie zwrócony, pozostaje ryzyko, że nadal można za jego pomocą otworzyć drzwi.
W systemie elektronicznym uprawnienie może mieć określony termin ważności. Gość otrzymuje dostęp od chwili zameldowania do ustalonego momentu wymeldowania. Po upływie tego czasu wcześniejszy nośnik lub kod przestaje zapewniać dostęp zgodnie z konfiguracją systemu.
Podobnie można postępować w przypadku personelu. Pracownik nie musi mieć możliwości wejścia wszędzie. Pokojówka może posiadać dostęp do pokoi na swoim piętrze, lecz nie do magazynu technicznego. Konserwator może wejść do pomieszczeń gospodarczych, natomiast nie musi posiadać dostępu do biura administracji.
Takie podejście pozwala odejść od modelu, w którym część pracowników nosi ze sobą rozbudowane pęki kluczy.
Warto podzielić hotel na strefy
Planując modernizację, dobrze jest spojrzeć na obiekt nie jak na zbiór pojedynczych drzwi, ale jak na kilka stref o różnym poziomie dostępu.
Pierwszą są pokoje gościnne. Drugą mogą stanowić części wspólne, takie jak wejście główne, strefa SPA, siłownia, parking czy pomieszczenie ze śniadaniami. Kolejna grupa to zaplecze dostępne wyłącznie dla pracowników: magazyny, pralnia, pomieszczenia techniczne, biura lub zaplecze kuchenne.
Dopiero po określeniu tych stref można sensownie ustalić zasady dostępu.
Dzięki temu modernizacja nie musi również obejmować wszystkich pomieszczeń jednocześnie. Jeżeli budżet jest ograniczony, można zacząć od drzwi do pokoi i najważniejszych przejść, a pozostałe strefy dostosowywać później.
RFID czy PIN – co sprawdzi się lepiej?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego obiektu.
Karta RFID jest intuicyjna dla gościa. W dużym hotelu łatwo połączyć ją z numerem pokoju i okresem pobytu. Jeżeli zostanie zgubiona, można ją zastąpić nową bez konieczności wymiany elementów mechanicznych.
Kod PIN eliminuje natomiast konieczność przekazywania karty. Może być wygodny w małych pensjonatach, apartamentach lub miejscach, w których część zameldowań odbywa się poza godzinami pracy recepcji.
Trzeba jednak pomyśleć o sposobie zarządzania kodami. Stały numer używany przez wiele miesięcy przez kolejnych gości znacząco ogranicza zalety takiego rozwiązania. Znacznie rozsądniejsze jest stosowanie kodów zmienianych lub przypisywanych do określonego pobytu, jeżeli dany system oferuje taką możliwość.
W praktyce wybór powinien wynikać z modelu działalności obiektu, a nie wyłącznie z ceny urządzenia.
Nie tylko goście – personel również potrzebuje dobrze zaprojektowanego dostępu
Podczas planowania systemu często koncentruje się uwagę na pokojach hotelowych, podczas gdy równie ważna jest organizacja pracy personelu.
Należy ustalić, kto ma dostęp do pokoi, magazynów, zaplecza gospodarczego, części technicznej i administracji. Warto również przewidzieć sytuacje nietypowe: awarię, konieczność wejścia do pokoju pod nieobecność gościa albo dostęp dla zewnętrznego serwisu.
Uprawnienia powinny wynikać z obowiązków konkretnej osoby. Jeżeli pracownik potrzebuje dostępu tylko do jednego piętra, nie ma powodu, aby automatycznie otrzymywał możliwość otwierania wszystkich pomieszczeń w budynku.
To jedna z największych zalet dobrze zaprojektowanej elektronicznej kontroli dostępu – można zarządzać nie tylko samym otwieraniem drzwi, lecz również strukturą uprawnień.
Modernizować etapami czy od razu cały obiekt?
W nowym hotelu najwygodniej uwzględnić kontrolę dostępu już podczas projektowania. Można wtedy odpowiednio dobrać drzwi, zamki, instalacje oraz organizację całego systemu.
W działającym obiekcie sytuacja wygląda inaczej. Konieczność zamknięcia kilkunastu pokoi jednocześnie może oznaczać realną utratę przychodów. Z tego powodu część inwestorów decyduje się na modernizację etapami.
Można zacząć od jednego piętra lub wybranej części budynku, sprawdzić rozwiązanie w codziennym użytkowaniu, przeszkolić personel i dopiero później kontynuować wymianę.
Takie podejście ułatwia również rozłożenie kosztów w czasie.
O czym jeszcze pamiętać przed rozpoczęciem inwestycji?
Przed podpisaniem zamówienia warto odpowiedzieć sobie na kilka praktycznych pytań. Kto będzie zarządzał uprawnieniami? Jak wygląda procedura w przypadku utraty karty? W jaki sposób personel uzyska dostęp awaryjny? Czy system można rozbudować w przyszłości? Czy wszystkie drzwi wymagają tego samego rozwiązania?
Znaczenie ma także codzienna obsługa. Nawet najbardziej zaawansowana technologia nie będzie wygodna, jeśli wydanie dostępu nowemu gościowi wymaga skomplikowanej procedury.
Dobrze zaprojektowany system powinien upraszczać pracę recepcji, a nie tworzyć kolejne obowiązki.
Czy warto rezygnować z tradycyjnych kluczy?
W małym obiekcie z kilkoma pokojami klasyczny klucz może przez lata spełniać swoje zadanie. Wraz ze wzrostem liczby pomieszczeń i pracowników jego ograniczenia stają się jednak coraz bardziej widoczne.
Elektroniczna kontrola dostępu daje przede wszystkim możliwość szybkiego nadawania i cofania uprawnień, ograniczenia liczby fizycznych kluczy oraz dokładniejszego podziału obiektu na strefy dostępne dla różnych grup użytkowników.
Najważniejsze jest jednak odpowiednie przygotowanie modernizacji. Nie należy zaczynać od zakupu urządzeń, lecz od oceny drzwi, istniejących zamków i sposobu funkcjonowania hotelu.
Dobrze zaplanowane przejście na elektroniczny dostęp nie musi oznaczać generalnego remontu ani jednoczesnej wymiany całej stolarki. W wielu obiektach można wykorzystać istniejące drzwi i przeprowadzić modernizację etapami. Dzięki temu zmiana może być dostosowana zarówno do możliwości technicznych budynku, jak i do budżetu oraz bieżącego obłożenia hotelu.
